话语操纵术-第8章

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　　　　对该项目的了解程度
　　　　奈特
　　　　乔
　　　　保罗
　　　　杰恩
　　　　玛姬
　　　　嘿，请注意！
　　　　要想让所有人都支持你，最好的方式就是让所有人一起来想办法。随着项目的不断落实，一定要不断承认每个人所做出的贡献，认可每一个人所做的努力，把成功归功于所有的参与者。
　　　　完成表格之后，莎莉一眼就可以看清所有人的情况。在此之前，她从来没有列过类似的表格，所以她根本不清楚谁会支持自己，谁会是反对者，她只能靠运气，现在她可以事先定好策略了。
　　　　在使用该表格之前，一定要先了解每个人跟你、跟公司之间的关系，这样你就可以很清楚地判断有哪些人是需要争取的，哪些人是应该回避的，哪些人是已经跟你站在同一条战线上的。（需要提醒的是，有时候中立者也可能会是你的敌人—并不是因为他们会反对你的建议，而是因为他们根本不会投入任何力气来帮助你。）
　　　　一旦莎莉和我摸清了每个人的立场，我们开始进入下一步：把他们全部争取到莎莉身边来。怎么办？答案并不难找，只要再花点时间列张简单的表格就可以了。
　　　　姓名
　　　　可能出现的问题
　　　　如何应对
　　　　奈特
　　　　乔
　　　　保罗
　　　　杰恩
　　　　玛姬
　　　　“最大的问题之一就是害怕失误—还没出现问题，你自己就主动停止了。要想做成一件事情，你必须放开脚步，不是一味地等到完美的时间、完美的状态……如果你感觉自己一定会犯错，那最好是因为做了某件事犯错，而不是因为没做什么。如果还有机会，我一定还会再试一把。”
　　　　—非德里克？费里尼（Federico　Fellini）　导演
　　　　5分钟应急方案
　　　　上司突然惊恐万状地冲进你办公室，告诉你总部派了一位副总裁来视察工作，希望你能够立刻改变会议计划。原本议题是讨论员工郊游计划，但上司认为高层可能感觉该议题不严肃，所以要求你立刻重定议题！
　　　　第1分钟：在两张纸上勾勒出一份信息地图框架—或者你最好是拿两份信息地图。
　　　　第2分钟：在每张地图最中央的圆圈里写一个跟你的部门相关的主题。
　　　　第3分钟：在周围的证据点里写下一些与核心主题相关的证据点。
　　　　第4分钟：仔细看看两张信息地图，哪一张上面的主题拥有的证据点更多，把它作为会议的主题。
　　　　第5分钟：在另一张纸的最上方写下核心信息，在下面写出3到4个证据点，开始开会。记住，一定要带着你的信息地图，以便在开会时作为信息提示，每次遇到跑题的时候，它们也会派上大用场。
　　　　虽然你选的会议主题可能并不是最好的，但它却是你当时所能想到的最合适的。一个会议主题拥有的证据点越多，就说明你对这个问题的思考越成熟，所以你可以很容易用信息地图的方式把它表现出来。
　　　　给玛丽把脉
　　　　不久之前，我刚刚对一家新客户的一位雇员—玛丽？贝兹做了一场培训。我当时对这家公司并不太了解，根本不清楚它内部的具体情况。
　　　　玛丽？贝兹当时的情况是一团糟。上司安排她给整个公司演示一下自己所制定的技术升级策略，给她的时间不到2个星期。
　　　　可问题是，她刚刚加入这家公司。而且更糟糕的是，由于玛丽以前并非从事这一行业，不太了解公司或整个行业的技术状况，所以她的同事们根本不相信她能完成这项工作。她也不太懂得公司的人际关系，所以当她发出问卷，希望能够做场简单的内部调查时，几乎没有人配合她的工作。
　　　　试问，在没有得到任何反馈，没有任何必要信息的情况下，她该怎样才能完成这项工作呢？
　　　　可气的是，她的上司并没有表现出任何支持的迹象，恰恰相反，他似乎在尽量回避这件事情。
　　　　事实上，并非只有玛丽遇到过这种情况，类似的事情每天都在发生。每个人都在手忙脚乱，但他们似乎永远也得不到决策者们的重视。
　　　　嘿，请注意！
　　　　每当一个新人进入一个正在实施的项目时，一定要先抽时间告诉他/她当前的情况，这样他们才能明白你的意思。虽然外部视角可能也会非常有用，但新人们还是需要先了解一下相关情况，这样他们才不至于提出一些过于出格的建议。
　　　　可能他们已经得到授权，可以自行做出决定，但一旦他们犯了错误，比如违反了上司某些没有明说的期待等等，责任就得自己承担。那么在这种情况下，玛丽？贝兹该怎么办呢？
　　　　我给她提出的建议：一定要在会议开始之前争取到上司的关注。但具体该怎么办呢？
　　　　我建议她考虑一下所有相关人的情况。作为一名新人，在刚接到公司录取通知的那一刻起，就应该开始了解即将加入的这个新环境的特点，找到能够为你打开通向上层的大门。
　　　　我给她的建议是先通过其他人了解一下自己上司的情况。找一些关键的同事、业务伙伴，或者是比较了解你上司情况的人作为自己的盟友。在这个过程中，我建议她思考几个问题：
　　　　●　决策者是否有自己的底线？
　　　　●　他是喜欢关注细节，还是只关注大方向？
　　　　●　他是否需要了解全局之后才能做决定？当不了解全局的时候，他通常是否会拒绝别人的建议？
　　　　●　他是否并不熟悉你的专业—或者他根本不愿意承认这一点？
　　　　●　他是否安全？是否真诚？是否很讲策略？是否总是忙忙碌碌？是否特别信任某些人？
　　　　先找到这些问题的答案，你自然就会明白该如何打动你的上司了。
　　　　下面是一份“面谈问卷”，它将帮助你快速分析你在争取上司关注的过程中可能会遇到哪些问题。写下你的分析结果，这点非常重要，因为它可以帮助你在组织话语时更客观地分析你的思路。这份问卷一定要保密，把它大肆写在会议室的黑板上肯定是不行的，但如果一定要把它写在会议室的黑板上，记得完事之后一定要擦干净，这点非常重要……
　　　　面谈问卷
　　　　在跟上司面谈之前，不妨思考以下几个问题：
　　　　个性
　　　　●　坚持原则
　　　　●　线性思维
　　　　●　思路混乱
　　　　●　缺乏耐心
　　　　特性
　　　　●　文化差异
　　　　●　语言差异
　　　　●　年龄差异
　　　　●　是否跟你在同一间办公室工作
　　　　最喜欢的沟通方式
　　　　●　电话
　　　　●　面对面
　　　　●　电子邮件
　　　　●　其他
　　　　最喜欢的信息量
　　　　●　一次一点
　　　　●　事实性信息
　　　　●　了解全部信息
　　　　面见上司的机会
　　　　●　公司活动
　　　　●　行业会议/行业展览
　　　　●　公司内部的周会、月会等
　　　　谁可以跟上司直接沟通？
　　　　●　行政助理
　　　　●　项目经理
　　　　●　其他人
　　　　如何跟对方接近？
　　　　●　交朋友
　　　　●　主动帮助对方完成某个项目
　　　　●　其他办法
　　　　可怕的3M危机（Meeting会议、Miscommunication沟通失误、Mad疯狂三个英文单词的首字母缩写）
　　　　“为什么他们一开会就不说话呢？只要一进会议室，他们就坐在那里，头也不抬，眼睛一直盯着面前的笔记本或电脑。这到底是怎么回事？”
　　　　“为什么上司总是在讲个不停，每次我想插话的时候，他就会打断我？”
　　　　两句话都是今天公司里经常会听到的，之所以会出现这种情况，一个最主要的原因，就在于管理者没有直接跟下属做好沟通，没有在会议之前做好动员工作。当然，一般来说，下属都很少会直接向上司征求建议，这也是一个主要原因。
　　　　如果你所在的机构也有类似情况，我建议你至少指派一个人负责在会议之前做好沟通。一般来说，人们总是会自以为是，他们会在会议开始之前就做很多假设，所以他们在开会的时候要么一言不发，要么喋喋不休。上司们会假设自己的下属完全可以畅所欲言，如果有什么话要说，他们自然会抽时间表达自己的看法。而另一方面，员工们又假设上司根本不需要自己发言，“如果他想要我发言，他一定会事先告诉我的。”
　　　　令人吃惊的是，很多人直到走进会议室也不清楚自己为什么要参加这次会议—所以在会议规划阶段，就应该清楚地告诉所有与会者参与本次会议的目的。
　　　　即便你没有参加某个项目，或者说项目成败跟你根本没有任何关系—比如你只是作为旁观者在为公司高层撰写报告，你仍然有必要在人们讨论该项目的过程中表达自己的看法，但需要提醒的是，千万不要让主持会议，或者是负责向执行委员会阐述报告的人感到尴尬。
　　　　如何活跃会议气氛
　　　　每个人都希望自己被人需要。除了得到薪酬之外，我们还希望得到言语上的鼓励。我们都希望自己的努力能够得到别人的认可—如果上司偶尔能拍拍我们的后背，那样就更好了。
　　　　跟员工一对一的交谈是一种非常好的鼓励方式。当你需要让大家加班，而且又没有加班费的时候，你可以想办法让他们感觉到你的认可。比如你可以告诉大家：“你们是我见过的最棒的团队！”然后你可以具体地表扬每一个团队成员。你的鼓励之词可以大大改变整个会议的基调，带领整个会议向积极的方向发展。
　　　　还有一种方式，就是带一些特别的东西。小糖果或甜品之类的东西总是会让人感到愉快，鲜花也不错。如果会议要持续几个小时，不妨带些葡萄酒和奶酪，这样大家就不会因为要在办公室熬夜而感到沮丧。
　　　　如果你想要防止开会过程中出现某些问题，不妨带一些有趣的东西。想想看，在当今这个动荡不安的时代，人们会用什么方式来减轻压力？如果会议是在晚上7点才开始，我建议你带些甜圈，这会让你的下属感到开心。根据我多年的经验，这招通常会奏效。
　　　　比如你是一家工厂的监工，上司要求你在星期五下午开个会，大家都很讨厌这样—尤其是在夏天的时候。所以我建议你不妨在大家的椅子下面放些小礼物，哪怕每个月一次也行，花费不多，但又能让大家开心。
　　　　有时如果你能抽点时间来点花样，不仅可以大大激励员工士气，而且还可以避免他们中途打断会议。
　　　　我认识的一位女士喜欢在开会的时候带条橡皮蛇，以此来引起大家的注意。比如可能你在跟大家讨论一个非常令人讨厌的项目，或者你遇到另一个总是在折磨你的客户，希望征求大家的意见，这时你需要想些办法来活跃一下气氛。你可以告诉大家，你很清楚他们的感受—这时你可以带一个绘有魔鬼脸型的蛋糕！这样做不仅可以缓解压力，而且还可以更好地争取到大家的支持。它让我们有机会大笑，而大笑是我所知道的缓解压力的最好方式。
　　　　怎么开会最有效
　　　　在下次开会之前，我建议你参考以下几条建议：
　　　　●　如果要召开由许多人参加的大型会议（规模较小的会议往往不会太正式），你可以事先发送与会者相关的会议日程，列出会议要讨论的具体议题，以及参加会议的一些基本规则（比如不能携带黑莓手机等）。
　　　　●　在会议之前跟一些人单独碰面，了解哪些人可能支持你，哪些可能会提反对意见。比如你可以告诉对方：“我希望这次会议能有一些好的效果。”或“你觉得我们还应该讨论哪些问题？”
　　　　●　开场白通常能决定整个会议的基调，所以一定要精心准备。
　　　　●　尽量让所有人参与其中，比如说你可以让大家列出自己取得的进展，或者直接向某个人发问。IT解决方案公司AVI主管史蒂夫？凯勒曾经说过：“如今人们集中注意力的时间非常短，所以一次发言尽量不要超过10分钟，中间一定要加入一些提问或者某种形式的互动。”
　　　　●　避免“是”或“否”之类的提问，尽量提出一些能够引起公开讨论的问题。千万不要问“这样行得通吗？”而是要问：“这样会对我们的项目产生哪些影响？”
　　　　●　学会看表。没有人喜欢会议超时—尤其是你的会议会占用下一场会议时间的时候。如果大家感觉你根本没有注意时间，他们就会走神。
　　　　●　学会闭嘴。如果你是会议主持人，你讲话的时间最多不能超过会议总时间的20％，要把至少80％的时间留给其他与会者。
　　　　●　一定要在会议一开始就提出最重要的话题，因为很可能会有人中途离席。
　　　　●　会议结束之前，抽时间问问大家感觉这次会议是否有用—记得问清原因，然后迅速总结，以备下次会议参考。
　　　　克里斯托弗的危机
　　　　一位销售经理克里斯托弗正在为公司的年度销售大会做准备，他希望能够事先了解会议过程中大家可能会提出