一个外企女秘书的日记-第5章

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如果仔细反思，在我们秘书的日常工作中，从打电话到端茶送水，有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病？细节就是质量，而质量就是生命，这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理，可在我们这些号称白领的秘书的头脑里，有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念？现在所有的工人都知道，如果他们在工作中马马虎虎，产品出现质量问题，在市场上卖不出去，他们拿不到工资，他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题，将来会不会也面临下岗的问题呢？想想真可怕！
“在与领导或客人交谈的时候，如果遇到没有听懂的地方，可先把问题记在纸上，待对方把话全部讲完之后，慢慢地把问题一个一个地提出来，这样不仅效果会好得多，而且双方会更融洽。”
课间休息之后，老师讲如何“听好”的问题，主要是强调在对方说话的时候，要注意力集中，不要老想别的事情。
“在听别人说话的时候，你最好看着对方的眼睛，这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候，你看着他的眼睛，他会觉得你信任他，尊重他，因此，他也会对你产生一种自然的亲近感。当然，让你看着对方的眼睛，不是让你死死盯着他，眼睛一动也不动，那样人家还会以为你要吃了他。”
老师的幽默，引起台下一阵哄笑。
“另外，在听别人说话的时候，你要有所表示。当对方说到关键的时候，或者快要说完的时候，你点点头，小声附和几句，让对方知道你是真正听明白了；如果对方滔滔不绝地说着，你无动于衷，或者显得非常紧张，对方也会感到兴趣索然。记住，无论是在接受老板的指示，还是听取客人的情况介绍，当他们说完之后，一定要对他们说话内容的重点重复一遍，特别是约会的时间和地点等，这样既可避免出现差错，也向对方表示了极大的尊重。”
老师喝了口茶，看了看手表，离下课还有几分钟，就笑着说：“最后，我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候，不管自己是不是真正听明白了，在老板说话每次停顿的时候，你最好点点头，说个‘是’，这样，对于你的老板来说，是一种很好的心理享受，因为他既感到你的活泼与妩媚，也感到你的放心与可靠。”
台下许多人笑起来了。
我们虽然也经常参加一些培训班，但今天受益最多。
我们每个人从小就会说话，就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒，而有的人只要十秒或九秒多；一百米跑十秒和十五秒，在跑步的姿势上没有什么本质的区别；它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些小节，将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。
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*五月
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给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。比方，有些客人虽没有提前约好，但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他来访的目的是什么。

“ｏｆｆｉｃｅｗｉｆｅ”（1）

五月某日
北京的春天实在太短暂了，没有几天的功夫，气温像火箭一样直往上冲，今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大，早晨出门上班的时候，还感受不到炎热的威胁。
上午孙总去中关村的先创公司谈判。
我在前台值班。预约的客人不多，我便取出上个星期孙总到四川出差的票据，开始一张一张地整理。
十点钟，美国ＣＴＩＶ公司北京办事处文小姐打来电话，说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知，必须在这个星期天之前返回纽约，所以，原订下个星期二与孙总的会谈，希望能提前到这个星期五，也就是明天，即使是今天下午也行，否则，会谈只能无限期延迟，请孙总于今天中午十二点之前给予确认。
怎么办？
孙总今天和明天的日程已排得满满的，可与ＣＴＩＶ公司的合作又非常重要，据说马来西亚的一家公司也在与ＣＴＩＶ公司谈判，如果不尽快落实，我们可能就要前功尽弃。可是，这是不是ＣＴＩＶ公司在玩欲擒故纵的游戏呢？
正当我在琢磨这事的时候，营业部的金科长来找孙总，说他打孙总的手机打不通，孙总已关了手机。我说孙总正在谈判，有什么事急着找孙总。金科长说上海那边来电话，上海这几天正在刮台风，我们帮安徽进口的一条生产线下不了船；安徽那边来了几个电话，说他们开工典礼都准备好了，市里许多领导要出席，就在等我们这条生产线；如果这条生产线不能按时到货，开工仪式就得推迟；用户很着急，说政治上的损失远大于经济上的损失，如果有可能，请孙总去趟安徽，与对方协调一下。
我把金科长的意思记录下来。
十一点整，孙总该开手机了，我正准备给孙总打电话，孙总的电话打过来了。他说他正在往回赶，现在塞车，堵在三环路上；他与先创公司的谈判很顺利，让我赶紧起草合作协议，下午一上班就交给他；再就是跟姜总请示一下，今天下午三点以后有没有空，如果有空，他想向姜总汇报与先创公司合作的问题；我想向他汇报美国ＣＴＩＶ公司的事，他马上打断我的话，说等他回公司再说，他现在还要把先创公司的项目再细想想。可这份协议将近三万来字，要在下午一上班就做好交给孙总，怎么来得及？！对，我想起来了，前几天玛丽利用金山公司做ＷＰＳＯｆｆｉｃｅ软件的模板功能，做了一个公司合作协议的专用模块，我只要将过去的谈判备忘录上的内容，按模块的要求往里粘贴就行，于是，我赶紧从电脑里调出以前与先创公司谈判的备忘录，起草与先创公司的合作协议。
我刚开始起草协议，一个４０多岁的客人进来找孙总，说是孙总大学时的同学，出差路过北京，想与孙总叙叙旧……
当秘书就是这样！闲的时候虽闲，可忙的时候真忙！这边还在接客人的电话，那边领导又给你派活了；这个科室的事刚要协调，那边的客户又要更改已安排好的日程；他一改，所有的日程安排都得跟着变……
哪些事我该先做？哪些事可以往后推？客人的哪些话很重要？客人的哪些话不可全信？哪些事必须由领导自己决定？哪些事我应该根据实际情况自行安排……在这种繁忙杂乱的工作中，我真恨不得自己变成西游记里的妖怪，长出十个脑袋一百双手来，让它们帮我干活，帮我想问题。
到晚上快九点的时候，才把活干完。来到大街上，发现今天晚上的夜色特别美；白天喧嚣的车流已像潮水一样慢慢退去，显得静谧安宁；迎着习习的晚风，我想慢慢地走走，一是享受一下这温馨的夜景，二是活动活动坐了一整天的筋骨。
“小雪！”
有人在叫我。一看不知不觉来到建国饭店门口，门口正停着一辆红色富康出租车，车里伸出一个圆圆的脑袋。是刘大民，过去的老街坊，从小学到高中的同学。
“还在为人民服务？”我开玩笑。

“ｏｆｆｉｃｅｗｉｆｅ”（2）

“对，我还在为人民币服务。”说着，刘大民拉开车门让我上车。
“我可没带钱。”我笑着说。
“过去我没有学习黄继光、董存瑞的机会，今天就让我舍己救人一次吧。”
跟电视剧里的张大民似的，刘大民也是天生的贫嘴。
“才下班？”
我点点头。
“都九点多了！这是什么公司，老板心肠这么黑，剥削你到这个时候？”大民装出一副义愤填膺的样子。“做什么工作？”
“当文秘。”
“什么？给人家当小蜜？”大民笑嘻嘻地说。
他的嘴怎么还是这么脏？！我的心情一下子让他搅坏了。我让他停车，我不坐他的车了；他也意识到自己的玩笑开过了，连忙装出抽自己嘴巴的样子。
回到家里，马上洗澡，可是不管用水龙头怎么淋，也冲不去脑海里“小蜜”这个词。洗完澡，习惯地拿出《写作原理》，想温习一下自学高考的课程，可怎么也看不下去，只好来到客厅，陪老妈看电视。老妈正在看一部流行的电视剧，言情加商战：一个有着公主般高贵气质的女秘书，陪着老板在一个豪华的包间款待客人；不久，老板借故离去，包间里只剩下女秘书和那个大腹便便的客人……
什么乱七八糟的！心里烦透了，回到自己的房间，关掉灯，强迫自己躺下。其实，做秘书两三年了，听到别人给自己的职业这么“崇高”的评价，也不是第一次了。去年春节中学同学聚会时，一个在清华读博士的男生就开玩笑说“秘书学校毕业的女生，将来全部会成为‘ｏｆｆｉｃｅｗｉｆｅ’。”可是，今晚我就觉得自己特别委屈，感到特别烦，心里像吞了只苍蝇似的，想吐吐不出。
我们这些职业秘书，既像护士那样劳累，又像教师那样操心，可是为什么从刘大民这种布衣百姓，到那些号称“人类灵魂的工程师”的电视编导，都这么糟蹋我们的职业？如果撇开他们这种玩笑和娱乐的成分，秘书作为一种正当的社会职业，为什么长期以来在普通人心目中的形象，也总像是云雾缭绕的庐山，横看成岭侧成峰，远近高低各不同？有人认为，秘书长相漂亮，地位显赫，出尽风头，可在另部分人看来，秘书缺乏个性，默默无闻，专为人做嫁衣裳……
清澈如水的月光从窗口洒了进来。摇曳的树叶在月光中婆娑起舞；一片淡淡的云彩遮住了月亮，不一会月亮又露出了诡秘的笑脸。这张笑脸又让我想起刘大民那张笑脸。
原来都是月亮惹的祸！

“刚刚散会”（1）

五月某日
今天上午是小石在前台值班。由于不熟悉情况，差点出现失误。
九点刚过，有客人来找姜总。
“请问您是……”小石很热情地招呼客人。客人看上去已年过花甲，没有预约，也不自我介绍。
“我要找姜总说点事。”客人径直往里走。
“对不起，请问您是……”小石来到客人跟前，仍然是笑吟吟地问客人姓名。
“小姑娘，你是新来的吧？”见小石挡着他的去路，客人有些不高兴了。“我姓焦，如果姜为民不在，找孙振东也行！”
姜为民就是姜总，孙振东就是孙总。小石被客人这么说话的口气被震住了。她连忙说：“对不起，请稍等”，便跑进来要我出去帮她看看。
“焦总，原来是您！好久不见了，身体还好吧？”
见是焦总，我马上跑过去向他问安。焦总是公司的元老，我们公司中方派出的第一任董事，去年年初办的退休手续。
焦总态度也缓和了些。他说他有些想法跟姜总谈谈。“前天晚上我给姜总打电话，他说他这几天不出差，所以我今天就过来了。”显然，他还怕我找借口不给安排。
“焦总，实在不凑巧，姜总正在跟几个法国人谈判。您在休息室喝杯茶，稍等一会儿行吗？我这就去通告姜总，说您来了，看他什么时候能跟客人谈完。”
“好，谢谢你小于。”
焦总又指着小石说：“这新来的小姑娘挺认真的嘛。”他的意思很明白，是批评小石有眼不识泰山。
下午两点多钟，安徽国雄公司的关总来电话。
“你是小于吗？我是安徽的关勇，我想跟孙总通通话。事情是这样的，我们委托你们公司进口的那套生产设备，现在压在上海港口，卸不下来。给你们进出口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极，所以，我想与孙总通个话，请他给进出口部的打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了，要是设备这个星期运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，那就要了我们的命了。”
这事昨天金科长已经向孙总作了汇报。这是无可奈何的事，再急也没用，在合同中有我们的免责条款。
“关总，您别急，”我说，“孙总刚刚散会，我马上就去找他，你稍等，请别挂电话。”
我到孙总的办公室向他说了关总的情况。
孙总说：“刚才进出口部的人也给我打了电话。说天气预报说台风最迟明天就会过去。你说这个电话我还接吗？”
我第一次见到孙总犹豫不决。我能理解，接吧，也帮不上忙，解决不了问题，解释也是多余；不接吧，多年的客户，多年的朋友，而且还是安徽老乡。
“小于，还是你帮我处理一下吧。”孙总犹豫了一阵后说。
回来到自己的座位，我拿起电话筒对关总说：“关总，实在对不起，几个办公室都找了，没见着孙总；等我见了他，我一定会把您的情况向他汇报。”
“谢谢，请你一定帮忙。”那边关总把电话挂了。
为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事，或者协助领导处理一些他们不想处理的事，秘书必须要给领导“过滤